業務の属人化が進んでおり、業務手順やノウハウ、難易度、必要な知識が可視化されていないため、業務の引継ぎや分散化が困難な状況にあった。また、該当部署で対応すべき業務の範囲が不明確であるという課題も抱えていたが、業務可視化に関するノウハウやリソースが不足しており、改善が進んでいなかった。

車両電気設備の検査・保守を担っている数名の担当者は、主業の他にも部署内のIT関連に関する業務も担っていた。本来は部署内のITに限定された範囲の対応のはずが、業務の範囲が年々曖昧になっていき、近年はIT関連全般の対応が求められ、主業をひっ迫する事態に陥っていた。また、IT関連業務は、主業ではないことからマニュアル化などの対応ができておらず、完全にブラックボックス化していた。

担当者が担っているIT関連業務を全て可視化するため、担当者に対するヒアリングによって業務のたな卸しを実施。これにより、各システムに関する問合せ対応や、マスタメンテナンス、アカウントメンテナンス、システム・サーバー運用保守、PCやタブレットといったIT機器の管理まで担っていたことが判明した。

たな卸しによって一覧化した業務を基に、担当者に残す業務、部外に移管する業務、廃止する業務を決定。担当者に残す業務、部外に移管する業務については、マニュアル化を推進し業務の標準化と業務担当の適正化を推進した。

• 業務可視化コンサルティング