今回は、業務の標準化について考えてみたいと思います。
多くのお客様より、業務を標準化したいとのリクエストを頂くことがあります。
ただ、業務の標準化とは何を意味し、その目的は何なのでしょうか？
仕事の成果を上げるために必要なこと
アメリカのロバート・メイジという学者が、ビジネスマンが求められる行動を取らなかったり、成果や業績を上げられない原因を研究した事例があります。
その研究成果によると、
☑仕事の進め方が分からない 30～40％
☑目標や役割の認識が不足している 30～40％
☑能力が足りない 10～20％
☑報酬や評価が不公平、不適切 10～20％
となりました。
この研究によると、成果や業績と個人の能力や報酬・評価制度は、あまり相関関係が無く、成果や業績を向上させ、仕事の成果を上げるために必要なことは、「仕事の進め方」や「目標や役割」を明文化して理解させ、仕組みとして定着させることが効果的であるという結論になります。
つまり、業務を標準化することにより、業務効率化を向上させることが可能であるとの結論を導くことができます。
業務の標準化とは？ 業務の標準化＝業務マニュアルの作成
そもそも業務の標準化とは何なのでしょうか？色々な考え方があるとは思いますが、業務の標準化とは、業務を明文化・文書化して、その運用を徹底することだと考えます。
つまり、標準的な業務プロセスを定義し、業務マニュアルを作成して、その運用を徹底する。究極的には「業務の標準化＝業務マニュアルの作成」と言えるのではないでしょうか。
業務マニュアルは財務的に効果を発揮する対策
ある会社の事例を紹介します。この会社では、
1.仕事のやり方が明文化されておらず、属人的になっていた。
2.同種の業務であっても、各人の判断で仕事を進めていた。
3.マニュアル類が整備更新されておらず、引継や新人育成が困難であった。
という課題に悩んでいました。
そこで、以下の取り組みを行ったところ、
1.標準プロセスモデルの決定
統一的な業務処理方法を検討し、標準的な仕事の進め方を明確にした。
2.業務一覧、マニュアルの作成
標準化のための「対象業務」を明確にし、仕事の進め方を『見える化』した。
3.業務一覧、マニュアルの運用
業務一覧、マニュアルに従った運用を徹底させ、仕組みとして定着させた。
売上に大きく貢献するとともに、年間３千万円ものコスト削減にも成功し、この取り組みにより、利益に大いに貢献できたとの結果が得られました。
このように業務マニュアルには、効率化だけでなく、財務的な効果もあります。
業務マニュアルは不正防止にも有効な対策
業務マニュアルは、企業の不正防止にも大いに役立ちます。
不正防止対策というと、どういったものが考えられるでしょうか？
そもそも不正には、経営者不正や従業員不正、子会社不正等、様々な形態があります。
そして不正防止の対策にも、経営者への啓蒙や従業員への教育、内部通報制度や人事ローテーション等、いくつかの対策や手法があります。
どれも相応の効果が見込める対策ではありますが、例えば、一口に教育と言っても、ある程度人格が形成された大人に対して、倫理観を教育することにどれだけの効果があるのか疑問は残りますし、人事ローテーションと言っても、例えば、経理のような数年をかけて育成した専門要員を簡単にローテーション出来るかといえば、中々難しい面もあります。
そこで役に立つのが業務マニュアルです。
正しい業務をマニュアルに落とし込み、マニュアル通りの運用を徹底させることで、理論的には、不正は発生しないはずです。企業は、不正防止という観点からも、業務マニュアルの重要性や有効性を検討してみても良いのではないでしょうか。
まとめ
・仕事の成果を上げるために必要なこと
☑仕事の進め方を文書化すること
☑目標や役割を認識・理解させること
・業務の標準化
☑標準的な業務プロセスの定義
☑業務マニュアルの作成
☑業務マニュアルの徹底運用
・業務の標準化とは？ 業務の標準化＝業務マニュアルの作成
・業務マニュアルは財務的に効果を発揮する対策
・業務マニュアルは不正防止にも有効な対策
