昨今SaaSと言われるクラウド型システムが、様々な分野で活躍しています。
ビジネスにおいても例外ではなく、サーバーの準備が不要であることや、契約から利用開始までの期間が従来のオンプレ型システムに比べて短いことなどから普及が進んでいます。
そのため上記を例とする様々な利点から、システム化を見送ってきた業務も、ついにシステム化することができます。そこで今回は、SaaSの中でも特にクラウドサービスと親和性が高いとされる、経費精算システムについてお話したいと思います。
クラウド経費精算システムとは
まずクラウド経費精算システムとは何か、従来までのオンプレ型システムとの違いはどこにあるのか解説します。
そもそも経費精算システムは、経費精算業務を行う上で必要な申請・チェック・承認などを効率的に行うためのシステムです。主な機能として、経費の申請・承認機能、交通機関のルート及び運賃検索機能、そして会計システムとのデータ連携などが挙げられます。これらの機能により、Excelや伝票などの紙ベースであった経費精算業務をデータ化し業務の効率化を進めることが可能になりました。しかしこれだけでは、業務効率化を実現するために十分なシステムとは言えませんでした。原因として、日々発生する経費を逐一システムに入力する作業が煩わしいことや、システムにアクセスしなければ申請・承認を行うことができず、タイムリーに業務を行うことが困難であるなどの課題を抱えていたからです。
そこで登場したのが、クラウド型の経費精算システムです。従来までの経費精算システムの機能に加え、クラウドシステムである利点を生かして、スマートフォンなどのモバイルデバイスから、いつでもどこでもシステムにアクセスすることが可能になりました。それにより面倒であった経費入力作業は、発生した都度タイムリーにシステムへ登録することができます。また申請や承認もその場で確認することができるようになったため、よりスムーズな承認プロセスを実現することができました。
このようにクラウド型経費精算システムとは、従来の経費精算システムを場所や時間を選ばずアクセスできるようにしたことで、より優れた利便性を実現したシステムなのです。
クラウド経費精算システムのメリット
次にクラウド型経費精算システムのメリットとは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
今回は代表的な3つを紹介いたします。
メリット1：自らがサーバーを用意する必要がない
オンプレミス型システムは、導入するにあたりサーバーを用意する必要があります。そのためソフトウェアの初期費用に加えて、ITリソースを準備するための費用がかかるため、導入のハードルが高いというデメリットがありました。
クラウド型システムの場合は、インターネットを介してベンダーが提供するサービスを利用するため、システム
導入に際しITリソースを用意する必要がありません。これにより導入ハードルが下がり、経費精算のようなノンコア業務のシステム化が進んだといわれています。
メリット2：常に最新のバージョンを利用することができる
ただ今説明したようにクラウド型システムは、インターネットを介してシステムを利用するSaaSというサービス形態をとっています。つまりクラウド型システムとは、ベンダーが保持しているサーバー内のシステムを、インターネット経由で利用するという仕組みなのです。
そのためサーバーやソフトウェアはベンダーが管理しており、基本的にシステムのアップデートやバックアップ作業はベンダーが負担してくれます。その結果サービス利用者は自らが保守にリソースを割くことがなく、常に最新バージョンでシステムを利用することができるのです。
メリット3：頻繁に発生する経費の申請をタイムリーに処理することができる
クラウド型システムの強みの一つは、なんといってもインターネットさえあればいつでもどこでもアクセスが可能なところです。
アクセスできる端末も、スマートフォンやタブレットなどPCに限らない点が、システムの自由度の高さを証明しています。そしてこの自由度の高さこそが、経費精算業務とクラウド型システムの親和性の高さを裏付けているのです。例えば交通費や消耗品費など経費が発生する度に、申請者のスマートフォンから経費精算システムへ申請をすることができます。また申請の承認はワークフロー機能で行われるため、承認者が外出している場合であっても対応することが可能です。このように場所を選ばずシステムへアクセスすることができるため、タイムリーに経費精算情報を更新することができるのです。
クラウド経費精算システムの落とし穴
しかし万能に思えるクラウド型経費精算システムですが、もちろんメリットしかないわけではありません。デメリットとして考えられるものの一つは、より厳密な情報漏洩の対策を行わなければならない点です。
クラウド型経費精算システムは、前述のとおりインターネットがあればいつでもどこでも利用することができます。それはつまり、いつでもどこでも情報漏洩の危険が付きまとっていることも意味します。例えばシステムを利用していたスマートフォンを社員が紛失した、社外でシステムを利用するために信頼できないWi-Fiに接続した、などのケースから外部に簡単に情報が漏れてしまう可能性があるのです。
このような事故を防ぐには、例えば下記のようなルールの新設を検討する必要があります。
✓プライベートのスマートフォンからは、システムにアクセスしない
✓社外でWi-Fiに接続する際は、会社が信頼したもの以外には接続しない
自由度が高いシステムだからこそ、厳密なルールを設けることで機密性を確保しなければなりません。
クラウド経費精算システム選定のポイント
ここまでの話を踏まえて、いざクラウド型経費精算システムを導入しようとした際に、たくさんある経費精算システムの中から、どのような観点から選定すればよいかが問題になるかと思います。
前述したように近年の経費精算システムは、従来までの機能に加えクラウド型である利点を生かした利便性の高い機能をたくさん有しています。だからこそ、どのシステムが自社にとって最適なものなのか判断することが難しくなってしまいます。今回はそんな問題を解決する、クラウド型経費精算システムの選定ポイントをお教えします。そのためにまず必要なことは、経費精算業務の課題がどこに潜んでいるかを明確にすることです。
一般的に経費精算業務のフローは、このような流れになってるかと思います。
①社員が経費の申請を上げる
②申請に対し上長が承認をする
③承認のおりた経費申請を経理部にて集計する
この3つのフローの中で、業務の効率化を最も妨げている問題を洗い出し、その課題を解決できる機能を持つものこそ選ぶべきシステムなのです。
例えば①のフローにて、社員が手入力で経費の申請を上げるため領収書と入力値の金額が合わないという問題があったとします。これについては、領収書をスマートフォンで撮影することで自動的にシステムに入力されるものや、クレジットカードや交通系ICカードと自動連携が可能なシステムであれば解決することができます。
また③にて会計システムへのデータ入力をスムーズに行えないという問題があるならば、入力されてきた経費の自動仕訳機能や、会計システムとのCSVデータによる連携機能をもったシステムが適したものになるかと思われます。
様々な機能を実装してきているクラウド型経費精算システムだからこそ、業務の課題を把握し、それに対して有効な機能を強みとしているシステムを選定するべきだと言えます。
システムは近年、目覚ましいスピードで進化を遂げています。経費精算システムもその例外ではなく、システムのクラウド化や様々な機能を備えることで業務の効率化をサポートしてくれます。しかし機能が充実していて世間一般から評価が高いシステムが、必ずしもよいものとは限りません。利用者にとって使いづらい画面であったり、機能が充実していても課題を解決できる機能は有していないものは、導入しても使われなくなってしまう可能性もあるのです。
選定をする際は世間一般によいと言われているシステムではなく、自社にとってよいシステムかを見定めることが経費精算業務を効率化するカギとなるのです。
まとめ
・クラウド経費精算システムとは
☑ 主に経費申請・承認機能、領収書の管理などの機能を有し、インターネットに接続できればいつでもどこでも操作することができるシステムである。
☑ PCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からシステムを利用することができる。
・クラウド経費精算システムのメリット
☑ 導入にあたり、サーバーなどのITリソースを用意する必要がない。
☑ システムの保守やアップデートはベンダーが担当するため、常に最新バージョンのシステムを利用できる。
☑ 外出先からシステムを利用できるため、タイムリーに情報を更新することができる。
・クラウド経費精算システムの落とし穴
☑ どこからでもシステムにアクセスできるため、情報漏洩のリスクが高い。
☑ 適切にシステムを利用するために、厳格な運用ルールを設ける必要がある。
・クラウド経費精算システム選定のポイント
☑ 経費精算業務にて解決するべき問題はどこにあるかを明確にし、それに対して有効な機能を有するシステムを選定する。
☑ 一般的に評価の高いシステムではなく、自社の課題を解決できるシステムを見定める必要がある。
