かつては価格帯も高く大企業向けの製品であった予算管理システムですが、今ではリーズナブルな価格帯の製品も登場し、企業規模を問わず様々な企業で、予算管理システムを利用されることが多くなってきました。
価格帯が下り、様々な企業で利用されるようになったことも、予算管理システムの進歩と言えますが、価格面だけでなく機能面でも進歩を遂げています。
ここ数年の予算管理システムは、どのように変わってきたのでしょうか？
目次
かつての予算管理システムについて
かつての予算管理システムは、ここ数年の予算管理システムと比べて、標準機能で対応できる範囲が限られていました。そのため、以下のようなケースで導入時に複雑な設定や追加開発が必要となることがありました。
①システム上で様々なデータを一元管理する
予算管理では、PLを構成する科目ごとに管理項目は異なり、収集するデータの種類や粒度も大きく異なります。
例えば、「売上」予算であれば"製品単価"や"売上数量"といったデータが、管理項目として必要になるかもしれません。それぞれのデータをシステム上に保持するためには、予算管理システムにデータを格納する専用の"箱"を用意する必要があります。
かつての予算管理システムでも、種類や粒度の異なるデータを格納する"箱"を作成し、データを一元管理することは可能でしたが、複雑な設定や追加開発が必要な場合も多く、自社で設定をすることは困難でした。
②複雑な入力・出力フォームを構築する
予算管理システムでは、データを入力する機能を"入力フォーム"と呼び、出力する機能を"出力フォーム"と表現します。"入力フォーム"では、現場の担当者が売上や経費といった予算データを入力する画面を設定し、"出力フォーム"では、システム内のデータを集計・加工して出力する、管理帳票などのレポートを設定します。
フォームの設定は、仕様を固めて作り込むため、一度作成したフォームを修正することは容易ではありませんでした。また、作りたいフォームが複雑になるほど、標準機能では対応が難しく、こちらも複雑な設定や追加開発が必要でした。
業務の変更に伴い、予算の管理項目が追加となった場合は、「データをシステムに格納する"箱"」・「入力フォーム」・「出力フォーム」の設定が必要となります。かつての予算管理システムでは、標準機能であっても設定が複雑なため、ITの知見が少ない予算管理の担当者では対応が難しいケースも多くありました。また追加開発が必要な場合はベンダーに依頼することになりますが、開発の予算が取れずに断念することもあり、システムで足りない部分はExcelで補う運用が増えていきました。
システム化ができないためにExcelを用いて行う予算管理業務では、Excelに起因した課題に悩まされることになります。
例えば、予算を入力する部門の数だけExcelファイルが出来上がることになり、Excelファイルが溢れてしまい、最新のファイルが分からなくなるといった問題が発生します。また、各部門が入力した予算データを集計用ファイルに転記する際には、手作業による転記ミスやExcel関数の間違いなどで、手戻りが多く発生する可能性もあります。
"Excelファイルの増大"や"データ集計の転記ミスや関数の誤り"といったExcelを用いることに起因する課題は、システム化で防ぐことが可能です。かつての予算管理システムでは自社による対応が難しかった設定ですが、現在の予算管理システムでは対応できる機能が増えています。次の項目では、主にどのような機能が変わったのかをお伝えします。
予算管理システムの進歩①～データの保持・管理機能～
予算管理システムの進歩の一つは、データを保持・管理する標準機能が拡充された点です。
かつての予算管理システムでは、種類や粒度の違うデータを格納するためには、複雑な設定や追加開発が必要となり、予算管理の担当者が設定を追加・修正することは容易ではありませんでした。
しかし最近の予算管理システムでは、データを収集する機能が拡充され、システムの標準機能だけで様々なデータを収集する設定を組むことが可能になりました。
例えば、「人件費」予算の策定で使用するため、社員番号・役職・等級などの社員情報をシステムに保持したい場合は、社員番号や役職といったデータの軸を、予算管理システムにマスタとして登録するだけで、簡単にデータを格納する"箱"を作成し、予算管理システムにデータを保持・管理することが可能になりました。また、予算管理業務を担当する部門でも、マスタの設定画面から簡単にデータを格納する"箱"の設定が可能なため、担当者自身で設定を追加・修正できるようになりました。
予算管理システムの進歩②～入力・出力フォームの作成機能～
2つ目の進歩は、入力・出力フォームの作成機能が拡充された点です。
最近の予算管理システムでは、Excelファイルを基に入力・出力フォームを作成することが可能となっています。
Excelファイルを基に設定できるのは、行列のサイズや、文字の色といったフォームのレイアウトだけではありません。
例えば、データの入力フォームでは、Excelと同様の関数を使用して各月の合計値を算出させたり、データの入力規則を使い、入力項目をプルダウンから選択して入力する、といった設定も可能です。
データの出力フォームでは、一覧形式のレポートでデータを出力し、フィルター機能を利用してデータを絞り込むことや、グラフ・チャート機能を使用してグラフィカルなレポートを作成するということも、Excel機能を利用して設定ができます。
フォームのデザインや計算ロジックなどを、Excelファイルで設定することが可能となったため、予算管理の担当者が、簡単に入力・出力フォームを追加・修正できるようになりました。
では、予算管理システムの機能が進歩した点を踏まえて、古い予算管理システムから最近の予算管理システムをリプレイスすることには、どのようなメリットがあるのでしょうか？
システムリプレイスのメリット①～設定・メンテナンス作業の容易さ～
システムをリプレイスすることで、予算管理業務の変更に合わせて、予算管理の担当者がシステムの設定を追加・修正できるようになります。
データの保持・管理機能では、データの軸をマスタとして登録し、格納するデータの軸を指定して"箱"を作成するだけで、設定を組むことができます。
入力・出力フォームの設定では、Excel機能を利用して、Excelファイルからフォームを設定することが可能になりました。
このように、データを格納する"箱"と、データを入力・出力するフォームの設定を、予算管理の担当者が追加・修正できるようになったことで、複雑な設定や追加開発により、仕方なく発生していたExcelを用いた予算管理を抑制することできます。
システムリプレイスのメリット②～安価な導入・運用コストの実現～
冒頭でお伝えしたとおり、かつての予算管理システムは大企業向けであったため、価格帯も高い製品でした。
一般的にシステムの保守費用は製品価格の10%～20%となりますので、維持費も大きいものでした。また、業務の変更に合わせて予算管理システムの設定の追加・修正が必要な場合は、予算管理の担当者が対応できないことで、追加導入が必要となり、業務の変更時にも追加のコストがかかることが多くありました。
対して、ここ最近の予算管理システムでは製品価格もリーズナブルとなり、保守費用も価格に応じて下がってきています。また、予算管理の担当者が設定の追加・修正を行うことができるようになり、追加導入の費用を抑えることも可能になりました。
過去と比べて、現在では各ベンダーから様々な予算管理システムが販売されています。
もし、今お使いの予算管理システムに不便さを感じているようであれば、新しいシステムにリプレイスを検討してみるのはいかがでしょうか。
まとめ
・かつての予算管理システムについて
☑かつての予算管理システムでは、導入時に複雑な設定や追加開発が必要なケースが多かった。
☑システムの設定を自社で追加・修正することは容易ではなく、Excelで補う運用が増えていた。
☑そのため、予算管理の担当者は、Excelに起因する課題に悩まされていた。
・予算管理システムの進歩①～データの保持・管理機能～
☑標準機能が拡充され、簡単にデータを保持・管理する設定を追加・修正できるようになった。
・予算管理システムの進歩②～入力・出力フォームの作成機能～
☑Excelファイルを編集して、簡単に入力・出力フォームを追加・修正できるようになった。
☑入力・出力フォームに、関数などのExcel機能を組込むことが可能になった。
・システムリプレイスのメリット①～設定・メンテナンス作業の容易さ～
☑業務の変更に合わせて、予算管理の担当者がシステムの設定を追加・修正することができるようになる。
・システムリプレイスのメリット②～安価な導入・運用コストの実現～
☑製品価格がリーズナブルとなり、保守費用も製品価格に応じて下がったため、システムの維持費を削減できる。
☑予算管理の担当者が設定を追加・修正できることで、追加導入にかかる費用を抑えることができる。
