現代のグローバルなビジネス環境において企業の競争力を高めるためには、調達業務の効率化が不可欠です。調達業務とは企業が生産や販売に必要な原材料や部品等を外部から調達する活動であり、その効率化は多岐にわたる効果をもたらします。具体的には、コスト削減による価格競争力の強化、納期短縮による顧客満足度の向上、そして新たなサプライヤーとの関係構築によるイノベーション促進等が挙げられ、これらは企業全体の競争力強化に直結します。
この効率化を実現するツールが「購買管理システム」です。購買管理システムは見積依頼や発注、入庫管理等の調達業務を一元管理することで、業務の効率化と透明性の向上を実現します。しかし業種ごとに求められる機能は異なるため、各企業の業務内容や業界特有のニーズに応じたシステムの選定が重要です。
今回は購買管理システムの基本的な機能、業種・業界別に必要な機能の違い、効果的な購買管理システムを選定するための検討ポイントについて解説していきます。
購買管理システムとは
購買管理システムは企業が商品やサービスを購入するプロセスを効率的に管理するためのツールです。購買業務で発生する見積依頼・発注・納品検収・入庫の業務に関する機能を備えています。
以下に主な機能と具体例を解説します。
見積依頼管理
見積依頼・見積管理機能は、サプライヤー（商品やサービスを供給・納品する業者）に対する見積依頼から見積回答の比較・選定までを一貫して管理します。
（機能例）
・サプライヤーへの見積依頼送信: 見積依頼を複数のサプライヤーに送信する。
・見積回答の受領と比較検討: サプライヤーからの見積回答を受領し、価格や納期等の条件を比較する。
・最適なサプライヤーの選定: 見積結果を基に最適なサプライヤーを選定する。
発注管理
発注管理機能は、発注書の作成から発注状況の追跡までをサポートします。
（機能例）
・発注書の自動生成: 需要予測や在庫状況に基づいて発注書を自動生成する。
・発注状況のリアルタイムな確認: 発注の進捗状況をリアルタイムで確認できる。
・発注履歴の参照: 過去の発注履歴を参照する。
納品検収・入庫管理
納品検収・入庫管理機能はサプライヤーからの納品情報を在庫システムに反映させます。
（機能例）
・納品書の読込と入庫情報の自動登録: 納品書をスキャンして入庫情報を自動登録する。
・在庫情報の更新: 入庫情報をリアルタイムで在庫システムに反映する。
・検収情報の管理: 納品物を検収し、その結果をシステムに記録する。
企業は購買管理システムを利用することにより購買業務の手作業を削減でき、購買に関するデータを分析することで適切な発注量や発注時期の把握し、適正な価格での購入を促してコスト削減につなげることができるようになります。
業種・業界別に必要な機能の違い
購買管理システムには、各業種・業界ごとに異なる特有の機能が必要とされます。例えば、製造業では生産計画に基づいて原材料を適切なタイミングで調達することが重要です。また、小売業では日々の需要予測に応じて商品を発注することが求められます。さらに医療業界では患者の安全と治療の質を確保するために、医薬品や医療機器の調達と品質管理が重要な役割を果たします。
以下に、各業種・業界の特徴とそれぞれに求められる具体的な機能を解説します。
1. 製造業
製造業では原材料の調達と在庫管理が非常に重要です。生産計画に沿った原材料を確保できなければ製品の製造に影響し、過剰な在庫を持つことは保管コストや廃棄リスクを増大させ、在庫不足は生産ラインの停止や納期遅延を引き起こす可能性があります。
（必要な機能）
原材料の発注管理: 生産計画や需要予測に基づいて、必要な原材料を適切なタイミングで発注する機能
製品の生産計画との連携: 生産計画と購買管理システムを連携させ、必要な原材料を確実に調達する機能
2. 小売業
小売業では季節やトレンド、プロモーション等の影響を受けて商品需要が大きく変動します。正確な需要予測が行われなければ、過剰在庫や在庫不足が発生しやすくなります。
（必要な機能）
需要予測: 過去の販売データや市場動向を分析し、将来の需要を正確に予測する機能
在庫レベルの自動調整: 需要予測に基づいて、最適な在庫レベルを自動的に調整する機能
3. 医療業界
医療業界では患者の安全と治療の質の確保が最優先されるため、医薬品や医療機器の調達が重要であり、購入した物品の品質や在庫の管理には特有の機能が求められます。
（必要な機能）
医薬品のロット管理: 医薬品のロット番号や有効期限を管理し、適切な在庫管理を行う機能
期限の管理: 医薬品の期限を管理し、期限切れのリスクを低減する機能
医療機器の保守点検スケジュール管理: 医療機器の保守点検スケジュールを管理し、適切なメンテナンスを行う機能
これらの機能を使うことで各業種・業界の特有のニーズに対応し、購買業務を効率的かつ最適に行うことができます。効果的な購買管理システムを導入することで、企業はコスト削減や業務の効率化を実現し、競争力を高めることができます。
効果的なシステム導入のための検討ポイント
各企業で効果的な購買管理システムを導入するためには、業種・業界のニーズに応える機能を備えたシステムを選定する必要があり、そのニーズは選定時に機能要求としてシステムベンダーへ伝えることになります。
以下に業種・業界で特徴的な機能要求の例と、選定時に注目すべき点をまとめます。
【業種・業界別の特徴的な機能要求の例】
（製造業）
製造業においては生産計画システムとの連携が重要です。具体的には生産計画に基づいて必要な原材料をタイムリーに調達するため、生産計画システムとのデータ連携が可能であることが求められます。また、自社の品質基準を満たすサプライヤーを選定するための評価指標を設定でき、サプライヤーの品質管理体制や実績を評価して最適なサプライヤーを提案できることも重要です。
（小売業）
小売業においては需要予測機能が求められます。過去の販売データや市場動向を分析し、将来の需要を予測するデータを出力できることが必要です。また、需要予測に基づいて各商品の最適な在庫レベルを自動的に調整できる機能や、商品別に仕入れ値の履歴を記録してデータ出力できる機能も求められます。
（医療業界）
医療業界においては医薬品や医療機器のトレーサビリティ確保が求められます。ロット番号や有効期限を管理し、仕入の時期や仕入先を特定できることが必要となります。その他にも医薬品の単価履歴を記録してデータ出力できる機能や、一般財団法人 医療情報システム開発センター（MEDIS-DC）のデータを取り込み、マスタ登録できる機能もあると業務が効率化されます。
【購買管理システムの選定時に注目すべき点】
（製造業）
製造業では生産計画の変更に迅速に対応できる柔軟なシステムであることが求められます。また、新製品の生産や既存製品の仕様変更に対応できる拡張性があるかどうかも重要です。さらに既存の社内システムとの連携がスムーズに行えるかも考慮すべきポイントになります。
（小売業）
小売業ではPOSデータと購買管理システムを連携させ、リアルタイムな在庫状況を把握し、需要予測の精度を高めることができるかが重要です。また多様な商品を扱う小売業において、品揃えの柔軟な変更に対応できるかどうかも重要な選定基準となります。
（医療業界）
医療業界では医薬品医療機器等法を始めとする関連法規に準拠しているかどうかが重要です。さらに法改正に対応できる柔軟性があることも確認すべきポイントになります。
購買管理システムの導入を検討する際には、これらの機能要求や注目点を意識することで、より自社にマッチしたシステムを導入しやすくなります。
購買管理システムは、企業が商品やサービスを効率的に調達するためのツールです。製造業の生産計画との連携や小売業の需要予測に基づく発注等、各業種の特有なニーズに対応した機能を備え、入力作業や承認プロセスの簡素化を実現します。これにより事業のコスト削減と業務効率化に貢献します。
適切なシステムを選定することで、企業は売上向上や利益率改善といった具体的な成果を達成し、さらなる成長へと繋げることができます。
まとめ
■購買管理システムとは
・購買管理システムは商品やサービスの効率的な購入をサポートするツールである。
・購買管理システムには見積依頼管理、発注管理、納品検収・入庫管理機能等が備わっている。
・購買管理システムを導入することにより、手作業の削減、データ分析による適切な発注量と発注時期の把握、適正な価格での購入が可能となる。
・購買管理システムは企業のコスト削減に貢献する。
■業種・業界別に必要な機能の違い
・購買管理システムには、各業種・業界ごとに異なる特有の機能が必要とされる。
・製造業では生産計画や需要予測に基づいて、必要な原材料を適切なタイミングで発注する機能や、生産計画システムと連携する機能が求められる。
・小売業では過去の販売データや市場動向を分析して将来の需要を正確に予測する機能や、需要予測に基づき最適な在庫レベルを自動的に調整する機能が求められる。
・医療業界では医薬品のロット番号や有効期限の管理や、医療機器の保守点検スケジュールを管理する機能が求められる。
・業種特有のニーズに対応することで効率化とコスト削減を実現し、競争力を高めることにつながる。
■効果的なシステム導入のための検討ポイント
・業種ごとに特有のニーズに応える機能を備えたシステムを選定する必要がある。
・製造業では生産計画システムとのデータ連携が可能であることが必要となる。
・製造業は生産計画の変更に対応できる柔軟性があるかを確認する。
・小売業では過去の販売データや市場動向を分析し、将来の需要を予測するデータを出力できることが必要となる。
・小売業ではPOSデータとの連携が可能であるかを確認する。
・医療業界ではロット番号や有効期限を管理し、仕入の時期や仕入先を特定できることが必要となる。
・医療業界では法改正への対応がされることを確認する。
・最適なシステム導入によりコスト削減、業務効率化、売上向上、利益率改善を実現する。
