企業の経営を行っていく上で予算管理は重要な業務です。
事業や部門ごとの予算を策定して全社予算を組み上げ、実績との比較を行っていくことは、企業の目標に関して全社員が共通認識を持ち、効率的に企業活動を行うために欠かせません。
しかし、予算策定や管理の実行には難しさも伴います。今回は、予算策定と管理の現場でよく聞くトラブルの事例をご紹介しながら、改善のポイントを示していきたいと思います。
予算策定の課題！〜現場部門と管理部門の嘆き〜
まずは予算策定を行う時に発生する課題をお伝えしていきます。
実際のお客様から伺ったお話も踏まえて、予算入力を行う現場部門と、予算データを集計する予算管理部門、双方の立場から挙げていきたいと思います。
◆予算策定時に発生する現場部門の課題
・前年同月の実績金額を予算金額の参考にしたいが、別資料になっていて確認しにくい。
・年の実績金額以外の情報（新規顧客数・既存顧客数・部門の人員推移など）も参考にしたいが、管理資料がバラバラになっていたり、担当部門に問い合わせなければいけない。
・Excelの予算ファイルを使っていると、修正や差し戻しがある場合にはファイルを再作成するが、数が増えると作成した順番がわからなくなる。
・Excelの予算ファイルは、保存のときにファイルが壊れることもある。（作り直し…）
◆予算策定時に発生する予算管理部門の課題
・現場部門にExcelで作成した予算ファイルを配ったまではよいが、その後の進捗状況がよくわからない。
・部門や拠点が多く、相互の連絡メールや予算ファイルの管理が煩雑になる。
・現場部門から予算ファイルを回収してみると、勝手に行や列が加えられており、修正が必要になる。
・ExcelのVBAマクロで予算集計用のファイルを作ったが、すぐにエラーが起きてしまい、集計に時間がかかる。
・前任者が作成した予算集計ファイルを当年度用に更新したいが、組まれているマクロがよくわからない。
・現場部門から急に予算修正ファイルが送られてきて、集計がやり直しになる。
予算管理の課題！〜集計とレポート作成の苦悩〜
続きまして、予算を執行して改善を行う、予算管理の段階でよくある課題を見ていきます。
この段階では主に、予実データの集計と社内向けのレポートが対象になります。
◆予算管理時に発生する現場部門の課題
・予算管理部門からのフィードバックが遅く、予算未達だった場合の改善も遅くなってしまう。
・予算と実績の比較で、実績の内訳も知りたいが、管理部から情報を得るのに時間がかかる。
・部門担当者が個人で管理している実績データがあり、予算との比較資料を作るのが煩雑である。
◆予算管理時に発生する予算管理部門の課題
・月次締め後、予実比較を経営層や現場部門へ早めにフィードバックしたいが、実績データを販売管理システムや会計システムから集めて資料を作成するのに時間がかかる。
・フィードバック資料はExcelで作成したいが、実績データの量が膨大なため、Excelでは処理しきれない。もしくは、とても重たいファイルになってしまう。（ファイルを開くのにも一苦労）
・予算や実績を部門別だけでなく、商品別やプロジェクト別など、もっと細かい切り口で集計したいが、データ量が増え、処理が追いつかないので、実現できないでいる。
課題を解決するポイントとは
予算策定・管理に関する課題は、企業別に細かく見ようとするとまだまだありますが、代表的なものは概ね上記のような内容です。
わかりやすくするため同類の課題をまとめて分類してみると、次のようになります。
Ⅰ・予算策定の参考資料やデータが参照しにくい。
Ⅱ・予算ファイルの最新版がわからなくなる。
Ⅲ・予算策定の進捗管理ができていない。
Ⅳ・予実分析結果の共有がうまくできない。
Ⅴ・Excelの機能が原因で発生する課題。
それぞれの課題分類のについて、実例を交えた改善ポイントを示していきます。
Ⅰ・予算策定の参考資料やデータが参照しにくい。
次年度の予算を考えるために、前年同月実績や非財務データ（人員数、在庫の推移など）を検討材料にしたいときがあります。
これらの情報が次年度の予算シートと別々では、参照するにも手間がかかります。
予算入力のファイルは、参考データをあらかじめ載せておける作りにし、予算管理部門が数値を入れて配付することが考えられますが、配付する部門や拠点の数によっては、それを作るのにも時間が必要です。
この課題を解決するには、非財務データも含めた予算と実績を管理できるシステムを導入することが最も効果的です。日々の実績データを溜めこみ、次年度予算の項目と並べて表示/出力できるシステムが必要となります。
Ⅱ・予算ファイルの最新版がわからなくなる。
予算ファイルを更新する現場部門では、金額の変更が入る度に、ファイルをコピーして名称を変え、更新していきます。ファイル名の付け方が担当者によって様々になってしまいがちなため、最新のファイルを見分けることが難しくなっていきます。
あるお客様では、予算策定の現場部門向けマニュアルを設け、その中で予算ファイルのネーミングルールを規定しています。そのルールに従わないファイルは無条件で却下になるので、現場部門はファイル提出前に必ず確認をするようになっています。
担当者や部門によるブレが発生しないように、あらかじめルールを定め、例外を許容しない運用にしておくのは、一つの改善方法です。
また、提出の履歴を保持できる予算管理システムを検討するのも、方法の一つです。
現場部門が予算ファイルを提出する度に記録がされていくので、ファイル名の違いを意識する必要はなくなります。
Ⅲ・予算策定の進捗管理ができていない。
今、どこの部門が何をしているのか。予算ファイルは期日までに提出されそうなのか。
予算管理部門が期日を決めて、現場部門に予算ファイルの入力依頼をしても、全ての部門が思ったとおりに動けるわけでもありません。
あるお客様では、予算管理部門から現場部門へ、動きのあるなしに関わらず、週に1～2回は進捗を確認、管理表を更新するようにしています。
常に最新の状況を確認していくので、状況が見えなくなることは少ない方法です。
システムで改善する場合には、進捗管理が付いているワークフロー機能を持つシステムを検討するのが効果的です。
現場部門による提出、予算管理部門による承認など、アクションがある度に進捗状況が更新されていくので、進捗管理表を更新していく手間が省けます。
Ⅳ・予実分析結果の共有がうまくできない。
予算管理部門としては、予実の分析結果を早くフィードバックしたいのですが、Excelで集計して報告資料を作るには、膨大な時間を要しているケースが多くあります。
これは業務的な手法では改善が難しい課題ですので、現行のシステムで工夫をするか、予実データを集計できるシステムを導入して改善します。
Ⅴ・Excelの機能が原因で発生する課題。
会計システムや基幹システムから得た実績のデータ量が多過ぎて、集計のExcelが固まったり、計算処理に時間がかかることは、よく耳にします。これはExcelの機能や能力の限界に根差した課題ですので、解決するには別のツールに置き換える必要があります。
自社でデータベースを作成するか、Ⅳのように予実データを集計できるシステムを検討するのが効率のよい改善です。
＜改善のポイントまとめ＞
改善のポイントは大きく分けて2つです。
・予算策定と管理についてのルールを設け、関係者に徹底させる仕組みにする。
・予算と実績の管理を支援するシステムやツールを検討する。
この2つはどちらか一方だけで効果を発揮するケースもありますが、組み合わせることで、より高い効果を得られます。
まずは、社内ルールを見直し、周知徹底をした上で運用を行います。
その上で、不便を感じる業務に対してシステム導入を検討するのが、筋道です。
まとめ
・予算策定の課題！〜現場部門と管理部門の嘆き〜
☑（現場部門）予算策定の参考にする数値が別資料で確認しにくい。
☑（現場部門）最新のExcel予算ファイルがわからなくなる。
☑（現場部門）Excelの予算ファイルが壊れる。
☑（予算管理部門）進捗状況がわからない。
☑（予算管理部門）Excelによる予算集計がうまくいかない。
・予算管理の課題！〜集計とレポート作成の苦悩〜
☑（現場部門）予算管理部門からの予実フィードバックが遅い。
☑（現場部門）自部門が欲しい予実資料を作るのが難しい。
☑（予算管理部門）現場部門や経営層へのフィードバック資料作成が遅れる。
☑（予算管理部門）Excelの機能的な限界により、細かな分析資料が作れない。
・課題を解決するポイントとは
☑改善のポイントは大きく分けて2つある。
①予算策定と管理について社内ルールを設け、徹底する仕組みにする。
②予算と実績の管理を支援するシステムやツールを検討する。
☑まずは社内ルールを見直し、周知徹底をした上で運用をすること。
☑その上で、不便を感じる業務に対してシステム導入を検討する。
